Digitale Personalakte für HR-Teams und ihre Mitarbeitenden

Personaldaten, Dokumente und Vergütung – sicher in einer digitalen Personalakte.

SIMPA bündelt Stammdaten, Dokumente, Notizen und Gehaltsdaten aller Mitarbeitenden an einem Ort. Sensible Inhalte werden verschlüsselt gespeichert, jede Änderung bleibt nachvollziehbar – und Mitarbeitende sehen genau die Daten, die HR für sie freigibt.

Demo anfragen Produktdatenblatt (PDF)

Sensible Daten verschlüsselt gespeichert
Lückenlose Historie und Audit-Protokoll
Rollen für HR und Mitarbeitende

Personalakte einer fiktiven Mitarbeiterin mit Reitern für Persönliche Daten, Notizen, Dokumente, Gehalt und Historie sowie Abschnitten von Öffentliches Profil bis Notfallkontakt

Was SIMPA ausmacht

Konfigurierbare Personalakte

Abschnitte, Attribute und Pflichtfelder legen Sie selbst fest – vom öffentlichen Profil bis zu den Daten zur Lohnabrechnung.

Verschlüsselt gespeichert

Sensible Attribute, Dokumente, Notizen und Gehaltsbeträge liegen nur verschlüsselt in Datenbank und Objektspeicher.

Nachvollziehbar

Feldhistorie mit altem und neuem Wert pro Mitarbeitendem, dazu ein filterbares Audit-Protokoll für sensible Zugriffe.

Eigenständig betreibbar

Docker-Container mit PostgreSQL und S3-kompatiblem Objektspeicher – ohne Pflicht-Abhängigkeit von Drittdiensten.

Ablauf

Von der leeren Struktur zur gepflegten Personalakte

So arbeiten HR-Teams mit SIMPA – von der Einrichtung bis zum Nachweis, wer was wann geändert hat.

Struktur festlegen
Standorte, Abteilungen und Teams anlegen, Abschnitte und Attribute der Personalakte, Dokumentkategorien und Vergütungsarten definieren.
Bestand übernehmen
Mitarbeiterdaten per XLSX importieren – Spalten werden automatisch Attributen zugeordnet. PDF-Dokumente einzeln oder als ZIP hochladen.
Täglich pflegen
Personalakten bearbeiten, Dokumente versionieren, Notizen und Gehälter erfassen, Änderungen für viele Mitarbeitende auf einen Stichtag terminieren.
Auswerten und nachweisen
HR-Kennzahlen im Überblick, Änderungshistorie je Attribut und ein Audit-Protokoll, das zeigt, wer wann was gesehen oder geändert hat.

Funktionen

Einblicke in die Anwendung

Alle Screenshots stammen aus SIMPA und zeigen fiktive Beispieldaten.

Überblick

Die Personalliste zeigt, was Sie gerade brauchen

Suchen, filtern und genau die Spalten einblenden, die für die aktuelle Aufgabe zählen. Gespeicherte Ansichten halten wiederkehrende Auswertungen griffbereit.

Suche über Name, E-Mail, Abteilung, Standort und Team
Spaltenauswahl, Statusfilter und gespeicherte Ansichten pro Nutzer
Massenänderung von Attributen – sofort oder terminiert ab einem Stichtag

Personalliste in SIMPA mit Suche, Ansichten, Spaltenauswahl, Filter und einer Tabelle mit Name, Status, E-Mail und Standort — Personalliste

Personalakte

Alle Daten einer Person, klar gegliedert

Jede Personalakte folgt der Struktur, die Ihr Unternehmen festlegt. HR pflegt alle Abschnitte, Mitarbeitende sehen und bearbeiten nur freigegebene Felder.

Abschnitte wie Personalinformationen, Lohnabrechnung, Bankdaten und Notfallkontakt
Prüfung von IBAN, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer bei der Eingabe
Erinnerungen an Datumsfelder, etwa bei ablaufenden Bescheinigungen

Dokumente

Verträge und Nachweise sicher abgelegt

PDF-Dokumente werden je Mitarbeitendem in Kategorien abgelegt, verschlüsselt gespeichert und direkt in SIMPA angezeigt. Ein erneuter Upload erzeugt eine neue Version.

Vorschau, Download und Filter nach Dokumentkategorie
Sichtbarkeit für Mitarbeitende pro Kategorie steuerbar
Kennzeichnung elektronisch signierter Dokumente

Dokumentenliste einer Mitarbeiterin mit Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnung, Zwischenzeugnis und Personalfragebogen, jeweils mit Datum und Kategorie — Dokumente

Vergütung

Gehalt und Zusatzleistungen im Jahresverlauf

Fixgehalt oder Stundenlohn, einmalige und wiederkehrende Vergütungen: SIMPA zeigt pro Monat das anteilige Bruttogehalt und hält den Gehaltsverlauf fest.

Eingabe auf 100 % FTE oder auf die tatsächliche Arbeitszeit
Geplante Gehaltsänderungen mit Gültigkeitsdatum
Vergütungsarten wie Bonus oder betriebliche Altersvorsorge zentral gepflegt

Gehaltsreiter mit Jahresgehalt, Grundgehalt, Gehaltsverlauf und einer Monatstabelle mit anteiligem Bruttogehalt und einmaligen Vergütungen — Gehalt und Vergütung

Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

Datenschutz ist eingebaut, nicht nachgerüstet

Personalakten enthalten die sensibelsten Daten eines Unternehmens. SIMPA verschlüsselt sie auf Anwendungsebene und protokolliert sensible Zugriffe – damit Sie jederzeit belegen können, wer welche Daten gesehen oder geändert hat.

Envelope-Verschlüsselung

Jede Person hat einen eigenen Datenschlüssel, jedes Dokument ebenfalls. Ein Hauptschlüssel schützt diese Schlüssel und lässt sich im laufenden Betrieb rotieren.

Gebunden an die Person

Verschlüsselte Werte sind kryptografisch an Mitarbeitende und Kontext gebunden und lassen sich nicht unbemerkt einer anderen Akte zuordnen.

Audit-Protokoll

Uploads, Downloads, Ansichten von Notizen, Gehaltsänderungen, Rollenwechsel und Anmeldungen werden mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert.

Versionierte Notizen

Notizen sind intern für HR oder mit der Person geteilt, werden versioniert und können nachträglich nicht gelöscht werden.

Historie einer Personalakte mit Datum, Uhrzeit, geändert von, Attribut sowie altem und neuem Wert — Änderungshistorie

Audit-Protokoll mit Filtern sowie Einträgen zu Zeitpunkt, durchführender Person, betroffener Mitarbeiterin, Aktionsart und alten und neuen Werten — Audit-Protokoll

Einstellungen und Import

An Ihr Unternehmen anpassbar – ohne Programmierung

Im Bereich Einstellungen pflegt HR die Strukturen, auf denen alle Personalakten aufbauen.

Einstellungen für Abschnitte und Attribute der Personalakte mit Typ, Systemkennzeichen und Sortierung — **Abschnitte und Attribute**Abschnitte und Attribute mit Typen wie Text, Zahl, Datum, Auswahl und Ja/Nein – optional als sensibel, für Mitarbeitende sichtbar oder bearbeitbar.

Einstellungen der Dokumentkategorien mit Status, Sichtbarkeit für Mitarbeitende und Sortierung — **Dokumentkategorien**Dokumentkategorien aktivieren, sortieren und festlegen, ob Mitarbeitende sie sehen.

Import-Einstellungen für den Mitarbeiter-Daten-Import per XLSX-Datei mit Ablagefläche und Hinweis zur automatischen Spaltenzuordnung — **Datenimport**Mitarbeiterdaten aus XLSX übernehmen; Dokumente als Mehrfachauswahl oder ZIP mit Zuordnung über den Dateinamen.

Einstellungen Lohnbuchhaltung mit Vergütungsarten wie Bonus, Provision und betrieblicher Altersvorsorge, jeweils einmalig oder wiederkehrend — **Vergütungsarten**Vergütungsarten als einmalig oder wiederkehrend definieren und archivieren.

Im Alltag

Kennzahlen, Suche und Hinweise

Analyse-Dashboard mit Kennzahlen zu Mitarbeitenden, Neueintritten, Austritten und Fluktuationsrate sowie Diagrammen zu Wachstum und Abteilungsverteilung — **Analysen**Mitarbeitende, Neueintritte, Austritte, Fluktuationsrate und Durchschnittsalter, dazu Verteilung nach Abteilung, Standort, Team und Anstellungsart.

Suche nach einem Nachnamen mit Treffern in Mitarbeitenden und Dokumenten — **Globale Suche**Mitarbeitende und Dokumente mit einer Suche finden – Mitarbeitende sehen dabei nur ihre eigenen Dokumente.

Rollen und Betrieb

Rollen, Anmeldung und Betrieb

Zwei klare Rollen

Personaler (HR) verwalten alle Personalakten. Mitarbeitende sehen ihre eigenen freigegebenen Daten, Dokumente, Notizen und ihr Gehalt – bei Kolleginnen und Kollegen nur das öffentliche Profil.

Anmeldung mit Microsoft

Optional per Microsoft Entra ID oder mit E-Mail und Passwort. Deaktivierte Mitarbeitende können sich nicht mehr anmelden, laufende Sitzungen enden beim nächsten Zugriff.

Berechtigungen im Blick

Eine Berechtigungsübersicht in den Einstellungen zeigt je Bereich, was Mitarbeitende lesen und schreiben dürfen.

Betrieb als Container

Auslieferung als Docker-Image mit PostgreSQL und S3-kompatiblem Objektspeicher. Diktat und KI-Textglättung für Notizen sind optional und standardmäßig deaktiviert.

Einstellungen Nutzer und Rollen mit Rollenzuordnung Personaler oder Mitarbeiter, verknüpften Mitarbeitenden und Berechtigungsübersicht — Nutzer und Rollen

SIMPA auf einen Blick
Produkt	SIMPA – digitale Personalakte
Zielgruppe	HR-Teams, Mitarbeitende im Self-Service
Rollen	Personaler (HR), Mitarbeiter
Anmeldung	E-Mail und Passwort; optional Microsoft Entra ID
Dokumente	PDF, versioniert, Kategorien mit Sichtbarkeitssteuerung
Import	Mitarbeiterdaten als XLSX; Dokumente als PDF oder ZIP
Sicherheit	Envelope-Verschlüsselung (AES-256-GCM), Schlüsselrotation, Audit-Protokoll
Nachweise	Feldhistorie, versionierte Notizen, Audit-Protokoll
Technik	Next.js, PostgreSQL, S3-kompatibler Objektspeicher, Docker
Sprache	Deutsch

SIMPA mit Ihren Anforderungen sehen

Wir zeigen Ihnen SIMPA mit Beispieldaten und besprechen, wie Ihre Personalakte aufgebaut sein soll – von den Attributen bis zur Übernahme Ihres Bestands.